纪要是对一些重要会议或典型调查活动,摘取要点整理而成的文书。纪要往往要进行理论上的提炼加工,具有普遍的指导意义,有时也在报刊上公开发表。纪要应有明确的指导思想,突出基本观点,达到指导工作或宣传教育的目的。但它不像论文那样连贯地进行论证,而只是对活动的概况、发言要点、综合性的结论、要求等,进行提纲挈领的集纳概括。其结构形式,没有固定的格式,常见的大体三种类型:①综述,综合提炼原始材料,分几个部分,分别作较完整系统的说明和论述;②分列标题形式,以总标题和若干分标题为纲目,分类摘录,按问题组合,阐述实质性内容;③综合记录形式,一般分问题,将发言或访问的重点内容择要列出。无论采用哪种形式,开头都应对会议或活动的概况、目的意义作简明扼要的介绍。语言文字,力求准确朴实,条理分明。
        纪要常见的有会议纪要、座谈会纪要、商务会谈纪要等。
        会议纪要是根据会议的宗旨、议程、文件、记录等材料,用准确、精炼的语言,综合反映会议概况和要点的一种文件。内容具有系统性、完整性、深刻性等特点。常用于重要会议,或作为文件下达,或用公报等形式公开发表。根据会议的性质和内容,可分为:①指示性纪要,这类纪要往往形成指导性文件;②决定性纪要,主要反映领导层例会或办公会议的决定;③情况性纪要,主要是输出会议概况的信息。其写法一般分四个部分:①标题,由召集会议的组织名称、会议名称和“纪要”组成,有的可在标题下写上时间;②开头,即前言。简明扼要地介绍会议的基本情况,会议的名称、起讫时间、地点,会议的目的,主持人,参加会议的组织及人员,会议基本议程,会议的主要领导人,上级领导及其讲话内容的要点,主要活动和会议结果等;③主体。说明会议的中心内容和主要精神,根据什么指导思想,解决了哪些问题,决定了今后工作的哪些原则、措施和办法等。一般可以把会议中的报告、发言、讨论、决议等内容,按问题分类,分成几个部分阐明。除报告人、重要发言要提出名字之外,一般的综合意见,多用“与会者认为”、“会议认为”作叙述;④结尾。一般是提出希望、号召,要有关单位认真贯彻会议精神,努力完成会上提出的各项任务。但也可以不写结尾,正文最后一个问题写完就自然结束。
        座谈会纪要是会议纪要之一,属情况性纪要,一般用综合记录形式的写法。可参照一般会议纪要写法,根据座谈会的内容相应地灵活运用。座谈会上的共同的一致的意见,可用“与会者认为”“与会者一致认为”的措辞。所谓“综合记录”,“综合”是将座谈会上谈的内容加以分类,“记录”是某人就这个问题的发言,如实地加以记录整理,以生动地反映座谈经过情况和各种意见的具体提法。学习重要讲话、文件、社论的座谈会,可重点分述学习心得体会;专题性座谈会,可围绕专题纪要;征询性座谈会,可重点记录赞同哪些,修改意见有哪些;调查性座谈会,可分列座谈会上反映了哪些情况。
        商务会谈纪要是把商务会谈的概况及其成果择要整理撰写而成的文书。往往对参加会谈的各方具有共同的制约力,是公关的信守度的书面保证。格式一般由三部分组成:标题,正文,结尾。标题由参加会谈的商业组织名称,会谈的内容两部分组成。正文一般由前言和主体两部分组成。前言简要介绍会谈的时间、地点、目的,会谈主持单位或主持人,参加会谈的组织名称及其代表、与会人员,谈判的主要项目等。主体是纪要的核心部分,反映会谈的中心内容和成果。可按谈判过程的一般模式由开始、洽谈、协议的三个阶段的顺序撰写。清楚地写明会谈的项目、经过,详细地写明会谈的结果,对实施细则或补充、附加条件,会谈各方应承担的义务,履行的职责,必须交代明白。如果会谈后立即签约的,也应写明。结尾,主要写会谈各方共同商定的协议内容,也可概述参加会谈的主管领导的带有总结性的讲话。最后在纪要正文右下方署上与会各方组织的名称,有的还要写上各方首席发表人或全权代表的姓名(签名),注明纪要成文的日期。